Planifier le déménagement d’une entreprise ou d’une PME est aussi important que de choisir le nouveau site ou d’aménager les nouvelles installations. La moindre erreur peut coûter beaucoup à l’entreprise. Pour que l’expérience soit agréable et que vous puissiez être serein avant, pendant et après l’aventure, veillez à planifier votre déménagement à l’avance et concentrez-vous sur la planification.
La phase de réflexion
Le processus de déménagement d’une entreprise a des incidences à plusieurs niveaux.
Le plan organisationnel
Les préoccupations fondamentales liées au changement de bureaux, d’entrepôts ou de succursale sont fréquemment posées : Quand emballer, comment déplacer le matériel, les équipements et autres fournitures ? Qui fera le triage et le classement les archives, qu’en est-il de la gestion des commandes durant cette période transitoire ?
Le plan humain
Pour la gestion RH, les employés et autres collègues de travail doivent être informés du changement. La modification des lieux de travail peut avoir un effet important sur les contrats de travail, ce qui peut nécessiter la signature d’un avenant. Le processus peut également affecter les ressources humaines. Le facteur stress n’est pas négligeable lors d’un déménagement professionnel.
Le plan juridique
Le domaine juridique est bien évidemment impliqué dans le déménagement d’une entreprise. Il s’agit notamment de la signature ou de la résiliation du bail ; du transfert de l’autorité administrative ; de la publication d’une annonce légale concernant le transfert du siège d’une entreprise… Bref, il est chargé de toutes les formalités et aucune erreur n’est permise.
La phase de réflexion
Le processus de déménagement d’une entreprise a des incidences à plusieurs niveaux.
La planification
La plupart du temps, le déménagement d’une entreprise doit être réalisé selon un calendrier précis afin d’amoindrir les impacts sur l’activité de l’entreprise. Pour déménager rapidement, l’entreprise doit disposer d’une équipe nombreuse pendant un court laps de temps, ce qui n’est pas à la portée de toutes les entreprises de déménagement.
Le succès du projet repose sur votre capacité à planifier ce type de déménagement. En général, une journée pré-chantier s’impose avant le déménagement, afin que les employés soient informés de l’avancement du déménagement.
Le déménagement s’effectue en deux étapes afin de ne pas entraver le travail et la productivité de l’entreprise. Il est important d’être en contact avant le déménagement avec entreprise de déménagement fiable et sérieuse comme Déménagement Aube, à vos côtés tout le long pour vous accompagner.
Les matériels
Les meubles destinés aux bureaux sont généralement plus faciles à démonter et à déplacer que les meubles à usage privé. En effet, pour chaque pièce, il existe un mobilier identique : bureau, boîte de rangement, chaise, ordinateur… De plus, les meubles sont plus faciles à empiler ou à emboîter lors du chargement des camions.
Mais, on peut aussi trouver des équipements spécifiques pour le travail professionnel de l’entreprise qui déménage tels que des serveurs, des machines de grande taille, des imprimantes, des scanners et autres. Cela nécessite des professionnels avec une réelle compréhension et donc des entreprises de déménagement qui se spécialisent sur le transfert d’entreprise. Faites-nous confiance, nous avons à la fois les moyens matériels et les techniciens qualifiés pour s’occuper de tout.
Le budget
Si vous déménagez une petite entreprise (TPE-PME) le déménagement de l’entreprise est moins cher que celui d’un ménage privé à volume égal. S’il n’y a que du mobilier de bureau standard et du mobilier de bureau, un déménageur généraliste peut réaliser cette prestation sans problème. Cependant, il ne fournira pas forcément de devis précis et vous risquez de payer des tarifs plus chers qu’une entreprise spécialisée. Il est donc généralement intéressant de demander des devis de déménagement à une entreprise spécialisée dans le déménagement d’entreprises.
Si vous comptez plus de 50 employés, les tarifs peuvent déjà augmenter en fonction du degré de complexité du plan et des méthodes. Faites établir votre devis précis pour éviter toute mauvaise surprise.
Les étapes du déménagement
- La recherche de nouveaux locaux
L’étape initiale des projets de déménagement est la recherche de nouveaux locaux. Elle s’effectue après avoir identifié une base précise des exigences en la matière telles que l’accessibilité, la disposition des surfaces, le loyer du secteur ou le prix de vente des honoraires…
- La gestion du nouveau et de l’ancien bail commercial
Il vous faudra mettre fin à votre bail commercial, induisant généralement un délai de préavis de 6 moins, mais aussi signer un nouveau contrat de location en faisant attention aux différentes conditions imposées. La négociation est souvent possible.*
- L’information des collaborateurs
Il est temps d’informer les équipes et les collaborateurs du changement. Cette tâche incombe souvent au département ressources humaines, de la communication et du service personnel. Calendrier, visites de nouveaux locaux, partages des idées et des informations, etc. sont cruciaux.
- Le rétroplanning du déménagement
À ce stade, vous connaissez précisément la date de votre déménagement et de l’aménagement. Il convient de faire la check-list de toutes les choses à faire avec les personnes ou les équipes pour les faire. Vous pouvez les classer et établir l’échéance de toutes les étapes.
- L’aménagement de vos futurs bureaux
Un nouveau départ dans de nouveaux locaux vous permettra de revoir de fonds en combles l’organisation interne de manière à coller aux méthodes et aux modes de travail de vos équipes et par conséquent, à optimiser le processus, la motivation et la productivité.
- La quête de l’entreprise de déménagement
Les entreprises ont toujours de nombreux meubles et équipements à déménager. Même s’il existe un service interne de ressources générales, l’ampleur de la tâche est énorme. Le recours à un expert en déménagement pro peut grandement améliorer l’organisation. Faites attention à choisir le meilleur, avec le meilleur rapport qualité-prix comme l’équipe Déménagement Aube.
- Le tri de vos mobiliers
Malgré tout, vous n’êtes pas obligé de tout emporter. Selon l’état de vos mobiliers de bureau, vous pouvez les garder, les rénover ou carrément vous en débarrasser pour les renouveler. Quoi de mieux que des aménagements tout neufs pour vos futurs bureaux !
- Les changements d’adresse
Le jour approche, quelques semaines avant, vous devrez obligatoirement déclarer votre changement d’adresse auprès de l’administration française. Votre nouvelle adresse professionnelle avec vos nouvelles coordonnées doit aussi être transmise à vos prestataires, fournisseurs, etc.
- La mise à jour de vos outils de communication et de marketing
Dans le même esprit, actualisez aussi les données sur vos supports de communication : nouvelles cartes professionnelles, nouvelles brochures, etc. Mettez également à jour votre site web, vos réseaux sociaux et la signature de votre courriel.
- Préparez l’inauguration
Une fois l’installation terminée, la cérémonie d’inauguration des locaux pourrait être planifiée pour marquer le début d’un nouveau chapitre de l’histoire de l’entreprise.
